Thợ rèn mến chào anh em!
Làm công việc thiết kế, hàng tuần tớ phải xuất ra nhiều loại bản vẽ quan trọng: Bản vẽ Design Review, bản vẽ sản xuất mặt nạ quang học (photo-mask), hay bản vẽ lưu trữ trên máy chủ. Thợ rèn gọi là bản vẽ quan trọng vì những file này là dữ liệu nguồn, sai sẽ mất tiền, hỏng lô hàng và có thể ảnh hưởng tới uy tín doanh nghiệp.
Tuy nhiên, các file này hiện tại theo quy trình công việc hiện tại đang được quản lý thủ công và có nguy cơ bị ghi đè lên một cách không chủ đích. Ví dụ: tớ mở bản vẽ lên để trả lời câu hỏi của bạn Mít, bạn Mơ phòng sản xuất, vô tình vẽ thêm đường kích thước, hoặc di chuyển một số vị trí trên bản vẽ cho dễ nhìn rồi vô thức bấm Ctrl + Save. Nhẹ thì phát hiện sớm, nặng thì gây ra hệ quả nghiêm trọng mà người ghi đè cũng không nhận ra.
Read only giúp giảm lỗi ghi đè
Tớ từng phạm phải lỗi ghi đè này nhiều lần. Và sau này, để tránh lặp lại, tớ chọn phương án là khóa file. Cách làm đơn giản là vào Property của file và chọn chế độ Chỉ đọc (Read Only / 読み取り専用). Thao tác này tuy nhỏ nhưng cực kỳ hiệu quả:
- Tạo sự an tâm: Khi tớ bật file lên và thấy hình ảnh chiếc khóa (Lock), tớ cảm thấy an tâm khi “nghịch” file để tham chiếu mà không lo làm hỏng dữ liệu gốc.
- Bắt buộc tạo file mới: Việc thiết lập Chỉ đọc không cho phép ghi đè lên file gốc, buộc ta phải lưu bằng một tên file mới. Điều này bảo vệ tính toàn vẹn của file Template hay file nguồn.
- Phòng ngừa lỗi vô thức: Nó ngăn chặn hành vi Ctrl + Save theo thói quen.
Poka-Yoke: Muốn sai cũng không sai được
Ví dụ khóa file trên chính là cách tớ áp dụng Poka-Yoke – một khái niệm quản lý chất lượng trong sản xuất tinh gọn của Nhật Bản. Poka-Yoke (Phòng chống sai lầm) có nghĩa là “thiết kế môi trường sao cho muốn sai cũng không thể sai”:
- Ví dụ Kỹ thuật: Nếu có nguy cơ xếp ngược hàng vào tray (khay), hãy tạo ra một cái tray có cấu tạo đặc biệt sao cho chỉ có thể bỏ hàng vào theo chiều thuận. Chiều nghịch sẽ bị vướng lại.
- Ví dụ Phần mềm: Việc gửi email nhầm cho khách với tệp đính kèm không đúng có thể được ngăn ngừa bằng quy luật: email chỉ được gửi đi khi file đính kèm có một mã quy định tương ứng với tên miền (domain) của khách hàng đó.
- Ví dụ thiết kế: Đối với bản vẽ phức tạp và có nhiều chi tiết nhỏ, thợ rèn không dùng lệnh copy mà dùng lệnh cut. Khi cắt, dữ liệu sẽ bị biến mất ở vùng không gian đó, việc này sẽ tránh được tình trạng, tưởng chọn hết vùng muốn chọn nhưng thực tế vẫn có yếu tố bị sót lại.
Nguyên lý cốt lõi của Poka-Yoke là chuyển trách nhiệm phòng ngừa lỗi từ ý thức (consciousness) của con người sang thiết kế của hệ thống.
Áp dụng tư duy Poka-yoke vào những việc nhỏ quanh ta
Khi đi làm, chúng ta thường gặp nhiều tình huống mà có thể “suýt” gặp sai lầm. Đó chính là cơ hội quý báu để chúng ta phát huy tư duy Poka-yoke. Giả sử như bạn đang muốn tập trung cho công việc, nhưng có nguy cơ ai đó mở cửa phòng bước vào, khiến cho bạn bị ngắt quãng giữa chừng
Mỗi lần gặp tình huống như vậy, chúng ta hãy dừng lại một chút:
- Xác định Rủi ro Cốt lõi: Rủi ro gì đã suýt xảy ra? (Ví dụ: Mất tập trung khi làm việc Deep Work.)
- Thiết kế Rào cản: Có cách làm đơn giản nào để phòng ngừa theo hướng “muốn sai cũng không thể sai” hay không? (Ví dụ: Khóa cửa phòng làm việc để không thể bị người khác làm phiền, hoặc ghi biển ghi chú: Thợ rèn đang tập trung miễn làm phiền.)
Làm được như vậy, chúng ta sẽ không chỉ đóng góp cho tổ chức mà càng dần hoàn thiện chính bản thân mình theo nguyên tắc Kỷ luật Cảm xúc.
Hãy chọn một lĩnh vực đang bị lãng phí do sự bất cẩn vô thức của bạn và áp dụng một “Khóa file” cá nhân:
- Trong Giới hạn Tài chính (Ranh giới): Thay vì dựa vào ý chí, hãy khóa (Lock) thẻ thanh toán Online của bạn bằng một mật khẩu phức tạp và lưu nó ở nơi khó tìm (buộc bạn phải mất thêm thời gian và ý thức để mở khóa trước khi chi tiêu).
- Trong Sức khỏe: Khóa (Lock) thức ăn vặt lại ở một hộp kín và đặt chìa khóa cách xa nơi bạn làm việc 5 mét (tăng ma sát (Friction) cho hành vi không mong muốn).
- Trong công việc: Ví dụ khi viết lách, cần sự yên tĩnh và không kết nối. Chủ động tắt wifi để không bị làm phiền.