Những quy luật ngầm của hiệu suất cao

• “Nghiện” kết quả, sẵn sàng bỏ qua sự không trọn vẹn của cái trung gian: Nhóm 5% không để sự bận rộn đánh lừa cảm giác thành công. Họ sẵn sàng cắt bỏ những quá trình rườm rà để tiến thẳng tới mục tiêu cốt lõi.

• Sẵn sàng phơi bày sự chưa hoàn thiện, xây dựng “quan hệ đồng phạm”: Thay vì giấu kín sự dang dở, họ dùng 20% sự hoàn thiện để mời gọi sự hợp tác, biến cấp trên thành “đồng phạm” thay vì người soi lỗi.
• Kỹ năng “Dám buông bỏ”: lấy lại quyền tự chủ thời gian vào buổi sáng thứ sáu: Năng suất thực sự nằm ở khả năng “buông bỏ”. Họ làm chủ ngày thứ Sáu và kỳ nghỉ của mình bằng cách quyết định những việc sẽ KHÔNG làm.

Trong thế giới công sở, chúng ta thường tôn thờ sự nỗ lực. Chúng ta tin rằng việc ở lại văn phòng muộn nhất, làm những bản báo cáo dày cộp hay luôn tỏ ra bận rộn là thước đo cho sự cống hiến. Nhưng dữ liệu AI từ hơn 18.000 nhân viên tại 600 doanh nghiệp đã tạt một gáo nước lạnh vào niềm tin đó. Cuốn sách của tác giả Koshikawa không chỉ là những lời khuyên cảm tính; nó là bản phân tích hành vi thực tế để trả lời câu hỏi: Tại sao cùng một quỹ thời gian, có những người tạo ra giá trị gấp nhiều lần số còn lại?

Dưới đây là ba sự thật về “hệ điều hành” của nhóm 5% nhân viên xuất sắc nhất, những điều sẽ giúp bạn tái định nghĩa lại sự nghiệp của mình.

“Nghiện” kết quả, sẵn sàng bỏ qua sự không trọn vẹn của cái trung gian

Đa số nhân viên thường rơi vào cái bẫy của “quá trình”. Chúng ta cảm thấy an tâm khi thấy mình đang làm việc, dù việc đó có thực sự đóng góp vào mục tiêu cuối cùng hay không. Nhóm 95% nhân viên bình thường thường tập trung vào khối lượng công việc và sự nỗ lực bỏ ra. Khi một dự án thất bại, 70% trong số họ an ủi nhau bằng câu nói: “Dù sao chúng ta cũng đã cố gắng hết sức”.

Ngược lại, nhóm 5% chỉ “nghiện” một thứ duy nhất: Kết quả và mục đích cốt lõi. Họ không để sự nỗ lực đánh lừa cảm giác về thành công.

• Sự lãng phí vô hình: Một khảo sát kinh ngạc cho thấy để chuẩn bị cho một cuộc họp lãnh đạo kéo dài 1 tiếng, nhân viên thường mất trung bình 80 giờ chuẩn bị tài liệu. Đau lòng hơn, 20% những trang tài liệu đó chưa bao giờ được nhìn tới. Nhóm 5% nhìn thấy sự lãng phí này và kiên quyết loại bỏ nó.
• Tư duy tối giản: Đối với họ, nếu mục đích của buổi thuyết trình là để nhận được chữ ký phê duyệt, họ sẽ làm những slide đơn giản nhất có thể để đạt được điều đó, thay vì trau chuốt từng hiệu ứng chuyển cảnh vô nghĩa.
• Tự chủ mục tiêu: Nhóm 5% không chỉ hoàn thành mục tiêu cấp trên giao, họ thường tự đặt ra những cột mốc cao hơn, phù hợp với năng lực thực tế của chính mình.

Thế giới sẽ thay đổi khi chúng ta đặt câu hỏi “Để làm gì?” trước mỗi nhiệm vụ. Nếu câu trả lời không trực tiếp dẫn đến kết quả mong muốn, hãy dũng cảm cắt tỉa nó. Sự chuyên nghiệp không nằm ở việc bạn làm bao nhiêu, mà nằm ở việc bạn làm gì và tạo ra giá trị gì?

Sẵn sàng phơi bày sự chưa hoàn thiện, xây dựng “quan hệ đồng phạm”

Chúng ta thường có xu hướng giấu kín những lỗi sai và chỉ muốn trưng ra bộ mặt hoàn hảo nhất trước đồng nghiệp và cấp trên. Nhóm 95% nhân viên luôn sợ bị đánh giá là kém cỏi, họ làm việc một mình như những “nghệ nhân trong núi sâu”, cố gắng mài giũa sản phẩm đến mức hoàn mỹ mới dám đem ra ánh sáng.

Nhưng nhóm 5% lại chọn một con đường ngược lại: Họ chủ động bộc lộ điểm yếu và sự chưa hoàn thiện của mình.

• Quy tắc 20%: Thay vì chờ đợi sản phẩm đạt 100% độ hoàn thiện, nhóm 5% sẵn sàng đưa ra bản thảo khi nó chỉ mới xong 20%. Họ liên tục hỏi: “Tôi có thể xin ý kiến một chút không?”. Việc này không phải là lười biếng, mà là chiến lược để xác nhận hướng đi đúng đắn ngay từ đầu, tránh việc phải sửa chữa khổng lồ ở giai đoạn cuối.

• Biến đối tác thành “đồng phạm”: Khi bạn xin ý kiến ở giai đoạn sơ khai, cấp trên hoặc khách hàng cảm thấy họ đóng góp vào sự hình thành của sản phẩm. Khi đó, họ không còn đứng ở vị thế “người soi lỗi” mà trở thành “người đồng kiến tạo”. Thật khó để ai đó chỉ trích gay gắt một sản phẩm mà chính họ đã góp ý xây dựng.

• Sức mạnh của thái độ: Dữ liệu AI chỉ ra nhóm 5% cười nhiều hơn 1,4 lần và nói lời cảm ơn nhiều hơn 3,2 lần so với người bình thường. Họ không bao giờ bác bỏ ý kiến của người khác ngay lập tức mà luôn bắt đầu bằng: “Đúng như anh nói, nhưng…” để duy trì sự kết nối.

Đừng sợ hãi sự không hoàn hảo. Hãy coi việc chia sẻ những bản thảo dang dở là một lời mời hợp tác. Sự thông minh của một tập thể luôn lớn hơn trí tuệ của một cá nhân cô độc.

Kỹ năng “Dám buông bỏ”: lấy lại quyền tự chủ thời gian vào buổi sáng thứ sáu

Một trong những phát hiện thú vị nhất từ AI là về cảm xúc vào ngày thứ Sáu. Nhóm 5% thường cảm thấy hạnh phúc ngay từ tối thứ sáu vì họ đã hoàn thành đúng kế hoạch tuần. Trong khi đó, nhóm 95% phải đợi đến sáng thứ bảy mới cảm nhận được niềm vui, vì tối thứ sáu họ vẫn đang chìm trong mớ hỗn độn công việc chưa xong.

Sự khác biệt nằm ở khả năng buông bỏ và sự tự chủ.

• Sáng thứ Sáu – Giờ của sự chọn lọc: Vào sáng thứ Sáu, thay vì cố gắng vắt kiệt sức để làm hết mọi thứ, nhóm 5% dành thời gian để quyết định “việc gì sẽ KHÔNG làm”. Nếu thấy khối lượng công việc quá tải, họ dũng cảm vứt bỏ những thứ không quan trọng, xin lỗi sớm nếu cần thiết và chỉ tập trung vào những mục tiêu cốt yếu phải đạt được trong tuần.

• Quyền tự lựa chọn (Self-selection): Trong kỳ nghỉ, nhóm 5% hoàn toàn ngắt kết nối với công việc. Họ không kiểm tra email liên tục như nhóm 95%. Điểm mấu chốt là họ thực hiện mọi hoạt động (như tập thể dục, đọc sách hay đi dạo) dựa trên sự lựa chọn của cá nhân mình, chứ không phải vì mệnh lệnh hay áp lực từ bên ngoài.

• Đầu tư vào tri thức: Trong khi nhân viên bình thường chỉ đọc khoảng 2 cuốn sách mỗi năm, nhóm 5% đọc tới 48 cuốn. Việc đọc không chỉ để lấy kiến thức, mà để mở rộng biên độ của sự lựa chọn, giúp họ không bị mắc kẹt trong những tư duy cũ kỹ.

Năng suất thực sự không phải là làm tất cả mọi thứ, mà là biết điều gì nên dừng lại. Hãy học cách kết thúc tuần làm việc trong sự chủ động, để ngày nghỉ của bạn thực sự là một sự phục hồi về mặt tinh thần, chứ không phải là sự kéo dài của nỗi lo âu công sở.

AI đã chứng minh rằng: Trở thành người xuất sắc không phải là một sự đánh đổi bằng máu và nước mắt, mà là một sự lựa chọn thông minh về hành vi. Nhóm 5% không coi sự thay đổi là một nỗ lực tâm lý to lớn, họ coi đó là những “cuộc thử nghiệm”. Họ sẵn sàng hành động nhanh, chấp nhận sai sót nhỏ để đổi lấy tốc độ và kết quả thực tế.

Hãy bắt đầu bằng việc thay đổi một hành động nhỏ ngay ngày mai: có thể là rút ngắn bản báo cáo, hoặc mạnh dạn xin ý kiến cho một ý tưởng mới chỉ hoàn thành 20%. Đó chính là bước đi đầu tiên để bạn cài đặt lại “hệ điều hành” của chính mình.